«Excel er det mest brukte planleggingsverktøyet»

Selv om det ikke ligger statistikk bak påstanden om at Excel er det mest brukte planleggingsverkøyet, mener vi å bære liten risiko i påstanden. Excel er lett tilgjengelig, det er godt visuelt og ikke minst enkelt å jobbe med. Dette fører til at terskelen for å ta i bruk Excel for planleggingsoppgaver blir lav. Systemet har likevel en del svakheter som dedikerte planleggingsverktøy kan løse mye bedre.

For selskap som allerede har installert et dedikert planleggingsverktøy, er Excel for mange fortsatt et sentralt verktøy i selskapets planlegging. Dette bør ikke sees på som bare negativt siden det dekker de mest individuelle behovene for selskapet. Planleggingsverktøyet skal hindre den individuelle avhengigheten til et lite utvalg ansatte, gjøre det enklere for andre ansatte å sette seg inn i planleggingsprosessen, hindre versjonproblematikken som oppstår med Excel og ikke minst være et dynamisk verktøy. I tillegg skal det tilby funksjoner Excel aldri kan kunne levere. Planleggingsverktøyet vil erstatte mange av bruksområdene for Excel, men Excel vil fortsatt være en del av planprosessene.

Planleggingsprosessen

Selv om selskaper i ulike bransjer har individuelle forskjeller og særegenheter, er det store likheter i prosessen når det kommer til bemanningsplanlegging. Det gjøres en form for input om produksjonsmengde med tilhørende behov for ressurser. Denne inputten analyseres og det beregnes et behov med tanke på hvor mange vakter som trengs. Antall vakter bemannes deretter med tilgjengelige ressurser og en vaktplan settes opp. Våre innsiktsprosesser har identifisert kommunikasjonsutfordringer mellom de ulike leddene i planleggingsprosessen som en av de største utfordringene for etableringen av en god plan. Et godt planleggingsverktøy må møte denne utfordringen og skape en god arbeidsflyt gjennom planprosessen. Dette kan gjøres gjennom å inkludere kommunikasjonsplattformer i verktøyet eller legge til rette for integrasjoner mellom de ulike planleggingsverktøyene.

«Kjært barn har mange navn»

Alle snakker om det samme, men alle bruker forskjellig ord og uttrykk. Vakt er ikke vakt for alle, og ord som plan, turnus, skift og periodeplan har forskjellig betydning selv om alle snakker om det samme. Begrepsapparatet i planleggingsverktøyet kan dermed skape noe forvirring i en startfase siden de ansatte over tid har innarbeidet et annet begrepsapparat.

Hva er et godt planleggingsverktøy?

Et planleggingsverktøy skal være enkelt å bruke for de ansatte og ha de mest sentrale funksjonene inkludert i en og samme løsning. Et godt brukergrensesnitt må ligge til grunn der de viktigste faktorene fremheves visuelt. Det hjelper likevel ikke å se bra ut når funksjonene ikke strekker til. Et godt planleggingsverktøy bør inneholde en lang rekke med funksjoner som ikke nødvendigvis relateres direkte til planprosessen, men som vil gjøre det enklere for selskapet å administrere personalressursene og holde kontroll på selskapets økonomi. Et eksempel kan være å bistå med å få bedre kontroll på selskapets økonomi gjennom at kostnadskonsekvenser ved de ulike valgene visualiseres i løsningen. Et annet kan være å bistå selskapene innenfor HMS og arbeidsmiljø der arbeidsgiver er forpliktet til å overholde arbeidstidsbestemmelsene.

Excel er kommet for å bli og benyttes av alle. Et planleggingsverktøy må derfor være kompatibelt med Excel. Likevel er listen med funksjoner og egenskaper der Excel vil komme til kort relativt til et dedikert planleggingsverktøy lang. Excel kan dekke de individuelle behovene i en planprosess. Planleggingsverktøyet tar resten. 

Ønsker du å vite mer?

Kontakt oss da vel!

+47 932 01 300
firmapost@capitech.no

Eller send oss melding